Magistrat - EZD

dla samorządu

EBOI - platforma

dla mieszkańców

magistrat

EBOI

Symbol „24/7/365” jest rozpoznawany niemal powszechnie. Reprezentuje elektroniczne rozwiązania dostępne permanentnie. W tym trybie korzystamy z bankowości elektronicznej czy sklepów internetowych.

Wydaje się, że w również sferze publicznej nie ma odwrotu e-administracji. Jak przygotować urząd na nadchodzące zmiany?

Nasza propozycja to zmiany wprowadzane w trzech krokach:

Krok 1

Urząd bez papieru

Papierowa korespondencja jest skanowana, a pisma powstające w urzędzie są tworzone i zatwierdzane w postaci elektronicznej. Prowadzi to do zastąpienia, w obrocie wewnętrznym, dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi.

Krok 2

Urząd bez poczty

Etap ograniczania korespondencji tradycyjnej – zarówno pisma wychodzące, jak i przychodzące wysyłane są elektronicznie. Na tym etapie otwierana jest ścieżka umożliwiająca składanie elektronicznych wniosków.

Krok 3

Urząd bez petenta

Uruchomione zostaje Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta [EBOI] – postępowania, od złożenia wniosku do wydania decyzji, są prowadzone elektronicznie.

Dlaczego warto korzystać

z EZD Magistrat?

KORZYŚCI PETENTA:
URZĄD CZYNNY 24/7

EZD ułatwia dostęp interesantów do urzędu dzięki wprowadzeniu obsługi poprzez Elektroniczne Biuro Obsługi Interesantów – EBOI.

KORZYŚCI URZĘDU:
EZD REDUKUJE KOSZTY

EZD to mniejsze koszty wynikające z niższych opłat pocztowych, mniejszych kosztów zakupu aplikacji (jedna aplikacja w miejsce wielu) i mniejszych kosztów wydruków.

KORZYŚCI ZARZĄDU:
EZD UŁATWIA NADZÓR

Obecnie skarga petenta jest sygnałem, że jakaś sprawa jest źle prowadzona. Zarząd ma zatem szansę, aby zareagować w momencie, kiedy „mleko się już rozlało”. Korzystając z raportów, funkcji „Objąć nadzorem” czy możliwości wglądu w teczki prowadzone przez pracowników, urząd staje się niejako „przezroczysty”.

KORZYŚCI PRACOWNIKA

Przy pomocy narzędzi elektronicznych pracuje się łatwiej – kilka kliknięć i korespondencja ląduje w elektronicznej teczce akt, pisma wychodzące są przygotowywane przy pomocy listy adresowej, a listy wysyłkowe są generowane automatycznie. Z kolei podpowiadacze zadań i terminów ułatwiają organizację pracy.

Magistrat jest zbudowany

z czterech modułów:

EZD

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami

EBOI

Elektroniczne Biuro Obsługi Interesantów

Zadania budżetowe

Nadżór nad wykonaniem budżetu

Prawo

Prawo miejscowe i prawo powszechne

Funkcje w Magistracie układają się w grupy tematyczne

OBSŁUGA KORESPONDENCJI

Obsługiwane są wszystkie formy komunikacji: poczta, przesyłki elektroniczne oraz dostarczenie osobiste. Rejestry przesyłek tworzone są automatycznie. Zadekretowane przesyłki są elektronicznie przekazywane do odbiorców.

PROWADZENIE SPRAW

Teczki spraw prowadzone są elektronicznie - obsługa akt odbywa się z wykorzystaniem funkcji „przeciągnij i upuść”. Pismo jest powiązane z teczką akt już od momentu rozpoczęcia pracy w edytorze.

WORKFLOW – OBIEG DOKUMENTÓW

Magistrat organizuje workflow wszystkich rodzajów dokumentów tj. zarówno pism przychodzących, jak i pism wychodzących łącznie z procedurą ich elektronicznej akceptacji i elektronicznym podpisywaniem.

WYKONANIE BUDŻETU

Magistrat udostępnia funkcje umożliwiające nadzór nad wykonaniem budżetu – zatwierdzanie zaangażowań oraz akceptacja faktur odbywa się elektronicznie w Magistracie.

RAPORTY

Stan teczek spraw, obsługa korespondencji przychodzącej, wykonanie budżetu, to przykładowe raporty dostępne dla użytkowników Magistratu. Raporty mogą być wykorzystane jako instrument zarządzania urzędem.

ELEKTRONICZNA KOMUNIKACJA Z MIESZKAŃCAMI

E-komunikacja daje mieszkańcom możliwość elektronicznego składania wniosków, a urzędowi możliwość ich elektronicznego procedowania. Magistrat ułatwia udostępnianie informacji publicznej w zakresie prawa miejscowego oraz informacji o zawartych umowach i ponoszonych kosztach.

Magistrat specyfikacja funkcji

EZD Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami

- Obsługa korespondencji przychodzącej
- Prowadzenie elektronicznych teczek akt
- Przygotowanie i zatwierdzanie pism
- Obsługa korespondencji wychodzącej

EBOI Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta

- Logowanie i uwierzytelnianie
- Wysyłanie przez interesanta pism i wniosków do urzędu
- Odbieranie przez petenta korespondencji nadawanej przez urząd
- Informowanie petenta o podatkach i opłatach

Zadania budżetowe

- Rejestracja budżetu
- Obsługa zaangażowań
- Obsługa faktur
- Obsługa umów
- Prezentacja faktur i umów na stronach BIP
- Raporty wykonania budżetu