System EZD

dla samorządu

magistrat

Symbol „24/7/365” jest rozpoznawany niemal powszechnie. Reprezentuje elektroniczne rozwiązania dostępne permanentnie. W tym trybie korzystamy z bankowości elektronicznej czy sklepów internetowych.

Wydaje się, że w również sferze publicznej nie ma odwrotu e-administracji. Jak przygotować urząd na nadchodzące zmiany?

Nasza propozycja to zmiany wprowadzane w trzech krokach:

Krok 1.

Urząd bez papieru

Papierowa korespondencja jest skanowana, a pisma powstające w urzędzie są tworzone i zatwierdzane w postaci elektronicznej. Prowadzi to do zastąpienia, w obrocie wewnętrznym, dokumentów papierowych dokumentami elektronicznymi.

Krok 2.

Urząd bez poczty

Etap ograniczania korespondencji tradycyjnej – zarówno pisma wychodzące, jak i przychodzące wysyłane są elektronicznie. Na tym etapie otwierana jest ścieżka umożliwiająca składanie elektronicznych wniosków.

Krok 3.

Urząd bez petenta

Uruchomione zostaje Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta [EBOI] – postępowania, od złożenia wniosku do wydania decyzji, są prowadzone elektronicznie.

Dlaczego warto korzystać

z EZD Magistrat?

KORZYŚCI PETENTA:
URZĄD CZYNNY 24/365

EZD ułatwia dostęp interesantów do urzędu dzięki wprowadzeniu obsługi poprzez Elektroniczne Biuro Obsługi Interesantów – EBOI.

KORZYŚCI URZĘDU:
EZD REDUKUJE KOSZTY

EZD to mniejsze koszty wynikające z niższych opłat pocztowych, mniejszych kosztów zakupu aplikacji (jedna aplikacja w miejsce wielu) i mniejszych kosztów wydruków.

KORZYŚCI ZARZĄDU:
EZD UŁATWIA NADZÓR

Obecnie skarga petenta jest sygnałem, że jakaś sprawa jest źle prowadzona. Zarząd ma zatem szansę, aby zareagować w momencie, kiedy „mleko się już rozlało”. Korzystając z raportów, funkcji „Objąć nadzorem” czy możliwości wglądu w teczki prowadzone przez pracowników, urząd staje się niejako „przezroczysty”.

KORZYŚCI PRACOWNIKA

Przy pomocy narzędzi elektronicznych pracuje się łatwiej – kilka kliknięć i korespondencja ląduje w elektronicznej teczce akt, pisma wychodzące są przygotowywane przy pomocy listy adresowej, a listy wysyłkowe są generowane automatycznie. Z kolei podpowiadacze zadań i terminów ułatwiają organizację pracy.

Magistrat jest zbudowany

z czterech modułów:

EZD

Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami

EBOI

Elektroniczne Biuro Obsługi Interesantów

Zadania budżetowe

Nadżór nad wykonaniem budżetu

Prawo

Prawo miejscowe i prawo powszechne

Funkcje w Magistracie układają się w grupy tematyczne

OBSŁUGA KORESPONDENCJI

Obsługiwane są wszystkie formy komunikacji: poczta, przesyłki elektroniczne oraz dostarczenie osobiste. Rejestry przesyłek tworzone są automatycznie. Zadekretowane przesyłki są elektronicznie przekazywane do odbiorców.

PROWADZENIE SPRAW

Teczki spraw prowadzone są elektronicznie - obsługa akt odbywa się z wykorzystaniem funkcji „przeciągnij i upuść”. Pismo jest powiązanie z teczką akt już od momentu rozpoczęcia pracy w edytorze.

WORKFLOW – OBIEG DOKUMENTÓW

Magistrat organizuje workflow wszystkich rodzajów dokumentów tj.: zarówno pism przychodzących, jak i pism wychodzących łącznie z procedurą ich elektronicznej akceptacji i elektronicznym podpisywaniem.

WYKONANIE BUDŻETU

Magistrat udostępnia funkcje umożliwiające nadzór nad wykonaniem budżetu – zatwierdzanie zaangażowań oraz akceptacja faktur odbywa się elektronicznie w Magistracie.

RAPORTY

Stan teczek spraw, obsługa korespondencji przychodzącej, wykonanie budżetu, to przykładowe raporty dostępne dla użytkowników „Magistratu”. Raporty mogą być wykorzystane jako instrument zarządzania urzędem.

ELEKTRONICZNA KOMUNIKACJA Z MIESZKAŃCAMI

E-komunikacja daje mieszkańcom możliwość elektronicznego składania wniosków, a urzędowi możliwość ich elektronicznego procedowania. Magistrat ułatwia udostępnianie informacji publicznej w zakresie prawa miejscowego oraz informacji o zawartych umowach i ponoszonych kosztach.

Magistrat specyfikacja funkcji

EZD Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami

- Obsługa korespondencji przychodzącej
- Prowadzenie elektronicznych teczek akt
- Przygotowanie i zatwierdzanie pism
- Obsługa korespondencji wychodzącej

EBOI Elektroniczne Biuro Obsługi Interesanta

- Logowanie i uwierzytelnianie
- Wysyłanie przez interesanta pism i wniosków do urzędu
- Odbieranie przez petenta korespondencji nadawanej przez urząd
- Informowanie petenta o podatkach i opłatach

Zadania budżetowe

- Rejestracja budżetu
- Obsługa zaangażowań
- Obsługa faktur
- Obsługa umów
- Prezentacja faktur i umów na stronach BIP
- Raporty wykonania budżetu

Prawo

- Prawo miejscowe - obsługa procesu legislacyjnego
- Prawo powszechne – integracja z Systemem Informacji Prawnej „Kwantum”

Magistrat cennik

	Moduł EZD	Moduł EZD + 1 moduł	Moduł EZD + 2 moduły	Moduł EZD + 3 moduły
Gmina Wiejska	12 000	15 000	17 500	20 000
Gmina Wiejsko-miejska	14 400	18 000	21 000	24 000
Gmina Miejska	17 300	21 600	25 200	28 800
Powiat, powiat grodzki	20 800	25 900	30 200	34 500
Gminna jed. organizacyjna	8 600	10 800	12 600	14 400