Idea systemu

zarządzania

dokumentami

e-dokumenty

O dokumentach...

Większość naszej społecznej aktywności polega na komunikacji - w większości ustnej, ale np. w kontaktach z urzędami, komunikacja przybiera formę dokumentu. Obecnie dokument często powstaje jako dokument elektroniczny – elektronicznie jest opracowany, podpisany i przesłany.

Idea EZD sprowadza się do tego, aby przenieść do świata dokumentów elektronicznych zasady wypracowane dla dokumentów tradycyjnych.

Współdzielenie

dokumentacji

W przypadku dokumentacji tradycyjnej, w sytuacji, w której z dokumentacji chciało korzystać więcej osób, trzeba było wytworzyć fizyczne kopie – dokumentacja elektroniczna nie posiada postaci materialnej, co sprawia, że jednocześnie może z niej korzystać wiele osób.

Zdalny dostęp

Działający Internet to jedyny warunek dostępu do dokumentacji elektronicznej. To sprawia, że osoby uprawnione, mogą niemal wszędzie korzystać z dostępu do teczek spraw.

Integracja narzędzi

Nowoczesne biuro to praca z wieloma narzędziami. Prowadzi to do wytworzenia obiektów różniących się formatem i miejscem składowania. Na przykład pliki wytworzone w edytorze przechowujemy w folderze, maile w skrzynce pocztowej, a dokumenty księgowe w systemach F-K itd.

EZD realizują ideę wspólnego przechowywania obiektów wytworzonych przy użyciu różnych narzędzi.

Systemy EZD

wersja 1.0

Systemy wersji 1.0 działały jako systemy ewidencyjne, czyli tak jak np. systemy księgowe – prace merytoryczne musiały być wtórnie rejestrowane w systemie.

Dublowanie pracy sprawiało, że opis spraw w ewidencji często rozmijał się z ich rzeczywistym obrazem. Taki mechanizm prowadził do erozji zaufania do danych i zaniechaniem aktualizacji.

Sytuacja uległa radykalnej zmianie wraz z pojawieniem się na rynku systemów EZD nowej generacji, w wersji 2.0

Nowe systemy EZD

wersja 2.0

Głównym celem systemu jest wsparcie pracy merytorycznej i ograniczenie czynności rejestracyjnych. Ewidencje są prowadzone automatycznie, na podstawie wykonanych prac merytorycznych - akcje połączone.

Kolejna zmiana to integracja pomiędzy aplikacjami - uruchomienie edycji pisma z poziomu EZD prowadzi do połączenia z odpowiednią teczką sprawy oraz pobraniem danych adresowych osób w tej sprawie występujących.

Systemy Elektronicznego

Zarządzania Dokumentami

ELEMENTY SKŁADOWE

EDYTOR I TECZKI SPRAW

Edytor ściśle współpracuje z narzędziem do zbierania i udostępniania dokumentacji, czyli narzędziem do prowadzenia teczek spraw - tworzy dokumenty oraz buduje powiązanie dokumentu z teczką sprawy.

WORKFLOW, CZYLI OBSŁUGA PROCESÓW

Coraz częściej zadanie podzielone jest na szereg operacji wykonywanych przez grupę osób [Proces]. Funkcje, które wspierają organizację pracy grupowej, to narzędzia obsługi procesów.

PLANOWANIE PRACY
I WYZNACZANIE ZADAŃ

EZD, poprzez zestaw odpowiednich funkcji, ułatwia planowanie czynności oraz rozliczanie ich wykonania. W przypadku pracy zespołowej, zadania są rozdzielane pomiędzy osoby wchodzące w skład tego zespołu.

OBSŁUGA KORESPONDENCJI

Zmorą sekretariatów jest zagubiona korespondencja. Korzystanie z modułu obsługi przesyłek sprawia, że takie sytuacje nie występują.
Coraz częściej komunikacja prowadzona jest poprzez pocztę elektroniczną. To szybki i darmowy sposób przesyłania korespondencji. EZD oczywiście tę ścieżkę obsługuje.

TERMINARZ

Terminarz to standard, ale jego skuteczne działanie to możliwość zdalnej aktualizacji przy użyciu telefonu komórkowego. Dodatkowa funkcja to umożliwienie edycji wielu osobom, przykładowo właścicielowi kalendarza i osobie prowadzącej sekretariat.
Aby to osiągnąć wprowadzono do EZD mechanizmy synchronizacji danych.

Dlaczego warto korzystać z EZD?

MNIEJ WYSIŁKU PRZY BIEŻĄCEJ OBSŁUDZE AKT

Włączanie do akt nowej korespondencji czy nowego dokumentu własnego sprowadza się do wykonania operacji „Przeciągnij i upuść”. Zamiast zakurzonego segregatora dotykasz klawiatury, zamiast dziurkacza używasz myszki.

PRZYSZŁOŚĆ JEST ELEKTRONICZNA

Tworzenie i przesyłanie dokumentów przy pomocy narzędzi elektronicznych jest łatwiejsze, szybsze i w rezultacie tańsze - przyszłość należy do dokumentów elektronicznych oraz systemów EZD.

ŁATWIEJSZY DOSTĘP DO AKT

Dokumentacja elektroniczna, sprowadzona do rozmiaru pliku, dostępna dla osoby uprawnionej w każdym miejscu, w którym działa Internet.

PRZEJRZYSTA DOKUMENTACJA

Każdy, kto widział gruby segregator z wystającymi żółtymi karteczkami, oznaczającymi ważne miejsca w dokumentacji, doceni przejrzystość i wygodę przeglądania elektronicznej teczki sprawy.

WSPARCIE PRACY GRUPOWEJ

Sprawy stają się skomplikowane i zajmują się nimi całe zespoły. Funkcje, które wspierają pracę grupową stają się kluczowe - ważne jest, aby z dokumentacji mogło korzystać wiele osób, by istniały mechanizmy podziału zadań czy funkcje obsługujące przekazywanie pracy w ramach obsługi procesów.

TAŃSZE PRZECHOWYWANIE

Akta spraw stają się coraz bardziej rozbudowane, zajmują więcej powierzchni, generują dodatkowe koszty.
Akta elektroniczne całej organizacji zajmują tyle miejsca co komputer. Nie mniej, ale i nie więcej.

BUDOWANIE BAZY WIEDZY

Często pozbywamy się starej dokumentacji. A przecież w aktach ulokowane jest bogactwo doświadczenia - przechowując akta budujemy bazę wiedzy, budujemy wartość organizacji.
W przypadku dokumentacji papierowej cyklicznie musimy decydować o archiwizacji bądź niszczeniu akt. Ten dylemat nie istnieje w przypadku dokumentacji elektronicznej.

Chcesz się dowiedzieć

więcej na temat

naszych rozwiązań?

Skontaktuj się
;

Nasze produkty:

e-dokumenty
magistrat
jurysta
SIP kwantum
kontakt
o kwantum
strona główna
magistrat
jurysta
SIP kwantum
e-dokumenty
Witryna używa plików cookies do zapewnienia Ci maksymalnego komfortu korzystania. Kontynuując przeglądanie naszej witryny bez zmiany ustawień przeglądarki, wyrażasz zgodę na użycie plików cookie. Zawsze możesz zmienić ustawienia przeglądarki i zablokować te pliki. ×