Większość naszej społecznej aktywności polega na komunikacji - w większości ustnej, ale np. w kontaktach z urzędami, komunikacja przybiera formę dokumentu. Obecnie dokument często powstaje jako dokument elektroniczny – elektronicznie jest opracowany, podpisany i przesłany.
Idea EZD sprowadza się do tego, aby przenieść do świata dokumentów elektronicznych zasady wypracowane dla dokumentów tradycyjnych.
W przypadku dokumentacji tradycyjnej, w sytuacji, w której z dokumentacji chciało korzystać więcej osób, trzeba było wytworzyć fizyczne kopie – dokumentacja elektroniczna nie posiada postaci materialnej, co sprawia, że jednocześnie może z niej korzystać wiele osób.
Działający Internet to jedyny warunek dostępu do dokumentacji elektronicznej. To sprawia, że osoby uprawnione, mogą niemal wszędzie korzystać z dostępu do teczek spraw.
Nowoczesne biuro to praca z wieloma narzędziami. Prowadzi to do wytworzenia obiektów różniących się formatem i miejscem składowania. Na przykład pliki wytworzone w edytorze przechowujemy w folderze, maile w skrzynce pocztowej, a dokumenty księgowe w systemach F-K itd.
EZD realizują ideę wspólnego przechowywania obiektów wytworzonych przy użyciu różnych narzędzi.
Systemy wersji 1.0. działały jako systemy ewidencyjne, czyli tak jak np. systemy księgowe – prace merytoryczne musiały być wtórnie rejestrowane w systemie.
Dublowanie pracy sprawiało, że opis spraw w ewidencji często rozmijał się z ich rzeczywistym obrazem. Taki mechanizm prowadził do erozji zaufania do danych i zaniechaniem aktualizacji.
Sytuacja uległa radykalnej zmianie wraz z pojawieniem się na rynku systemów EZD nowej generacji, w wersji 2.0.
Głównym celem systemu jest wsparcie pracy merytorycznej i ograniczenie czynności rejestracyjnych – ewidencje są prowadzone automatycznie, na podstawie wykonanych prac merytorycznych [Akcje połączone].
Kolejna zmiana to integracja pomiędzy aplikacjami - uruchomienie edycji pisma z poziomu EZD prowadzi do połączenia z odpowiednią teczką sprawy oraz pobraniem danych adresowych osób w tej sprawie występujących.